Muchas veces hablamos de las ventajas de un software de gestión documental para mejorar los procesos internos en la gestión de contenidos de la empresa. Pero no nos fijamos que también tiene grandes ventajas desde el punto de vista de la seguridad.
El hecho de utilizar un programa tipo SaaS para gestionar los contenidos de tu empresa (documentos, informes, facturas, contratos, etc.), te permite disponer de un sistema de copias de seguridad en la nube desde el que poder restaurar documentos en caso de necesidad.
Cómo te ayuda a mejorar la seguridad un software de gestión
Puede haber muchas situaciones en las que los contenidos de una empresa se puedan ver comprometidas. Uno de los riesgos lo vemos en el ahora tan de moda ransomware, un tipo de virus que puede cifrar los archivos de nuestra empresa y restringirnos el acceso a nuestros contenidos.
Muchos de estos problemas de seguridad podrían solucionarse más rápidamente si tuviéramos un software de gestión documental en la nube que nos permitiese mantener almacenados todos nuestros archivos.
No sólo tendríamos un servidor externo desde el que restaurar los contenidos importantes a los que necesitamos acceder, sino también de la posibilidad de poder hacer frente a la restauración y formateo de los sistemas informáticos sin necesidad de tener que guardar los archivos de forma manual.
En muchas empresas hay además información duplicada o a la que necesitan tener acceso personas desde distintos lugares, o distintos sistemas informáticos.
La mejor opción para poder trabajar de esta forma es apostar por un software documental en la nube, ya que la información no estaría desperdigada en diferentes ordenadores, podríamos otorgar permisos a los usuarios que correspondan y disponer de copias de seguridad para que en todo caso la información esté salvaguardada.
A diferencia de un sistema de almacenamiento al uso, un software de gestión documental es mucho más desde el punto de vista de la seguridad. Se trata de un programa desde el que podemos operar y con el que podemos ejercer un control más preciso y exhaustivo de nuestros contenidos.
Si tu empresa quiere gozar de la máxima seguridad, es prioritario empezar a gestionar los contenidos de la empresa de una forma más profesional. A través de un SaaS (software como servicio) podrás poner orden en tu workflow y mejorar los procesos de gestión internos al mismo tiempo que potencias la seguridad informática en tu empresa.
¿Estás utilizando un programa de gestión de documentos en la nube?