¿Tu empresa tiene un correo electrónico? Hasta la pregunta hoy día puede resultar absurda. Y sin embargo, no todas las empresas saben aprovechar al máximo esta herramienta, ni saben cómo responder y utilizar el e-mail de manera adecuada.
Para empezar, saber escribir correos es algo de suma importancia en cualquier negocio. No sólo a la hora de redactar cartas comerciales o newsletter, sino prácticamente con cualquier gestión que hagas en Internet. De poco te sirve hacer campañas de publicidad, si luego tu atención al cliente por correo es deficiente.
Los textos, tanto los de la web, como los de tu blog o tus anuncios, son la clave de tu marca. Las empresas que tienen problemas con la comunicación online pueden acudir a agencias de marketing que les ayuden, como el caso de Nivel de Calidad, para llevar a cabo estas gestiones. Sin embargo, la atención al cliente vía correo electrónico muchas veces está a cargo de la propia empresa, o de un servicio de secretaría online.
En este post vamos a centrarnos en algunos aspectos esenciales a la hora de escribir correos profesionales o llevar un servicio de correo electrónico.
Claves para escribir correos electrónicos en tu empresa
Veamos algunos aspectos esenciales a la hora de redactar e-mails de empresa.
- Tiempos de respuesta. En un mundo de comunicación casi instantánea, es importante que aprendamos a responder correos al menos en 24 horas. Aunque no se tenga la respuesta todavía, si alguien espera algo de nosotros, es mejor decir que lo estás gestionando, a dejar que pasen dos semanas y que tu cliente se desespere.
- Educación y profesionalidad. El canal escrito da lugar muchas veces a malas interpretaciones o especulaciones. La razón de esto muchas veces es que no nos hemos tomado la molestia de escribir e-mails precisos y educados, que estén realmente enfocados en el receptor.
- Lectura atenta. De sobra cabe señalar que cualquier e-mail de empresa en respuesta a un cliente debe partir de la lectura atenta del correo de nuestro cliente. Porque puede pasar perfectamente que se le responda otra cosa que no tiene nada que ver, con lo que generas cierta desconfianza.
- Formato. Aunque esto resulta obvio, hay quienes mandan correos electrónicos con tipos de letra muy pequeños, colores extraños o incluso abusan de elementos como la negrita o la cursiva. Si queremos dar una imagen profesional, debemos tratar de ser neutros al mismo tiempo que atractivos.
- La firma. La firma final de un correo es sumamente importante. Aparte de la despedida, es importante que el cliente sepa el nombre de la persona con la que está hablando. De esta forma, puede tener una referencia, y si luego llama por teléfono, sabe por quién tiene que preguntar.