Los documentos entran y salen de las empresas todos los días. Gestionarlos de manera adecuada ha pasado de ser responsabilidad de cada empleado, a formar parte de las tecnologías de gestión empresarial.
El software de gestión documental ayuda a mejorar los flujos de documentos que cada responsable de área debe gestionar, proporcionando información sobre fechas de entrada y salida, así como almacenando de manera segura un documento al que se puede recurrir siempre que se quiera.
Claves básicas para mejorar la gestión del flujo de documentos
Una mala gestión del flujo de documentos puede dar lugar a:
- Pérdida de documentos que se traspapelan en correos electrónicos
- Modificación de documentos sin que se tenga constancia de ello
- Documentos que no se digitalizan y no se conoce que existan
En definitivas cuentas, estos problemas pueden dar lugar a que no sepamos a ciencia cierta qué documentos tenemos, cuándo se han modificado, cuáles faltan, cuáles se tienen que modificar, etc.
En este sentido, para llevar una mejor gestión de documentos debemos tener claro:
- La integración del almacenamiento es clave. Debemos integrar el almacenamiento de documentos en la nube para que no existan diversos espacios de almacenamiento. Sí que se puede apostar por la redundancia para una mayor seguridad, pero recurrir a diferentes espacios de almacenamiento vuelve mucho más compleja su gestión.
- Coordinación de los responsables. En una empresa suele haber diferentes departamentos y responsables en cada área que reciben los documentos. Son estos quienes deben dar cuentas de los documentos que han recibido y trabajar con una herramienta integrada, o bien pasarlos a una persona o departamento encargado de la gestión de la documentación.
- Reducir la dependencia del papel. El papel supone unos costes para las empresas y en muchos casos no es necesario. Debemos evaluar en qué medida la impresión de papel está justificada en según qué casos y apostar por la digitalización, de modo que los documentos que salgan de nuestra empresa no tengan por qué existir físicamente.
- Calendarios y previsiones. Es conveniente trabajar con calendarios y previsiones de cuándo se deben realizar determinados documentos, o cuándo se espera recibir otros. De este modo, evitaremos problemas administrativos derivados de una mala gestión de la documentación.
- Concienciar al equipo. En la gestión digital de los documentos, hay que concienciar al equipo sobre los requerimientos para llevar una buena gestión del flujo de documentos. En este sentido, conviene concienciar, formar y explicar a los responsables de utilizar el software o gestionar documentos los pasos que deben dar.
¿Estás en proceso de mejorar la gestión de la documentación en tu empresa? ¿Qué otros aspectos consideras importantes para mejorar el control del flujo de documentos?