Aunque la reducción de costos y la optimización de recursos es un tema del que se habla en momentos de crisis, es importante que se lleve a cabo una correcta gestión de los gastos de administración, no sólo en época de recesión, ya que una estrategia financiera aplicada desde el principio, evitará el despilfarro de recursos de la compañía.
Sin embargo, para hacer una reducción de gastos, se debe de saber claramente cuáles son los distintos tipos de desembolsos que se generan anualmente dentro de la empresa.
Analizarlos de forma detallada permitirá entender el impacto que tienen en el negocio y controlar su desarrollo.
Estos son algunos de los gastos más comunes que ocurren en la empresa y que, como se ha mencionado, conviene tenerlos plenamente identificados para saber su impacto financiero:
- Gastos variables. Dependen del aumento o disminución de las ventas y varían según el nivel de producción, tales como las materias primas, la mano de obra directa, etc.
- Gastos fijos. Estos no cambian si las ventas aumentan o disminuyen, pueden ser alquileres, impuestos, teléfono, etc.
- Gastos marginales. Se generan al producir una unidad adicional y depende de la tecnología utilizada en la elaboración y de los precios de los bienes empleados.
- Gastos mixtos. Son aquellos que tienen una parte variable y otra fija, por ejemplo, un vendedor que recibe parte del salario fijo y otra parte por comisiones de ventas.
- Gastos directos. Son los derivados de la producción de género o servicios.
- Gastos indirectos. Son los necesarios para la producción pero que no incurren directamente en ella.
- Gastos en efectivo. Son los que impactan en el beneficio, pero no implican desembolso por parte de la empresa.
Una vez que se tienen identificados, se debe proceder a revisar todos los gastos con regularidad para identificar oportunidades de ahorro y prevenir fugas de capital.
Para lograr un correcto control de gastos dentro de la empresa y obtener una administración eficiente se pueden implementar las siguientes acciones:
- Establecer un presupuesto mensual de gastos para no sobrepasarlo.
- Fomentar en los empleados el ahorro de recursos para que ayuden a la empresa con ideas nuevas que aumenten la eficiencia y productividad a través de premios o reconocimientos.
- Negociar con proveedores para obtener descuentos y mejores precios evaluando con regularidad sus contratos.
- Fijar objetivos alcanzables y reales de control de gastos mensuales para recompensar al área o departamento que haya logrado ahorrar más recursos.
- Hacer una comparativa de gastos con períodos anteriores para observar si existen variaciones importantes al alza o a la baja.
Estos puntos serán de gran ayuda al elaborar un plan de control de gastos para tu empresa y así maximizar el uso de recursos financieros.